去年初秋的一个深夜，刚刚入梦的我被一阵紧过一阵的手机铃声惊醒。“杨律师，不好意思，这么晚打扰你。我公司账户被法院冻结了，我想明天早晨约你商量。”来电话的是半年前认识的朋友A，他创立了一家以开发小区智能终端为主业的科技公司B，创业不到三年，业务红火，发展迅速。我请他简单地说明一下情况。
原来，他三个月前成功地竞争到一笔业务，为四川某地的一个大型居住小区的家庭智能化项目提供家庭信息化智能终端设备及技术服务。从投标到签订合同均很顺利，百余万元的项目拿下来，即配备了一个项目组着手采购设备并派专人前往四川搭建平台，不久也顺利地收到了预付款。然而由于对方人事变动等原因，双方的配合出现了问题，项目进展也因此延误。“我们尽了很大努力，没想到对方竟然说我们违约，将我们告上法庭，还冻结我们的账户！”感觉案情似乎不应当如此简单，于是我们约好次日上午带好全部相关资料再细谈。
第二天，A带来了对方的诉状和法院的应诉资料以及双方签订的合同。对方以B公司未按合同约定及时全面履行合同义务，不能按合同约定实现投标设计中承诺的全部功能，且对对方的催告置之不理，导致项目工期一再延误为由，请求解除所签合同，退还预付款28万余元，并赔偿经济损失32万余元。对此，A很不以为然，他认为在没收到对方预付款的情况下，已经组织设备采购，并派人携带搭建实验平台的设备前往四川，但是对方非常不配合，导致工作进展缓慢。而所谓不能实现承诺的功能更是无稽之谈，B公司承接了很多更为复杂的项目，质量均得到客户的认可。由于A并没有提供相关的证据材料，我无法对此作出判断，只好根据合同的约定、对方的诉状和A的陈述，为他列了一个证据清单，请他回去准备。
此后，根据A提供的线索，我们指导、启发他们收集各种可能相关的证据。然而很遗憾，除了几份采购合同的传真件和飞机票、住宿发票外，再也没有任何有价值的证据了，只有一份情况说明，详细地描述了合同履行的全过程，然而几乎没有可资证明的证据。根据我的直觉，我完全相信他们所讲的都是事实，然而客观事实只是客观事实，如果没有证据证明，他们就无法成为定案所依据的法律事实，除非对方承认。对此，我感到很无奈。
在庭审中，对方出示了很多证据，包括对方给B公司的公函、律师函等以及B公司的部分复函。对于这些函件，A多数表示认可，但是也有不曾见过甚至不曾知道的。幸运的是，对方代理人在诉讼过程中以及庭审时犯了一些低级错误，致使天平没有完全向其倾斜。最终该案在法院主持下调解结案，B公司几乎没有遭受损失，A对此很满意。
结案了，当事人很满意，但是我并不满意，如果B公司的履约管理能稍好一些，结果会更好。从本案看，虽然合同中也有个别条款对B公司而言比较不利，但从合同整体看，双方的权利义务还是基本平衡的。但是履约管理的差异直接决定了纠纷处理的结果。由于对方拿出证据证明B公司确实延误了工期，而B公司却不能举证证明延误系对方不配合所造成，因此工期延误的违约责任须由B公司承担。如果B公司能够在履行过程中通过各种适当方式留下其努力履行合同的痕迹，结果会截然不同。对于功能的实现，双方竟然均不能提供当初投标时的设计方案，对方的主张因此失去依据，而B公司根据我的要求当庭展示了模拟系统，演示了相关设计功能，相信法官得到了足够的心理暗示，能够作出有利于B公司的判断。对于合同能否解除还是应当继续履行，对方出示了很多公函和律师函，其中包括根据合同约定为解除合同而设定的条件，然而B公司却只是针对一些技术细节回应了对方，并作出了真诚努力，对于能否解除合同这种重大选择却因为没有职业敏感性而置之不理，致使对方可以根据合同法的规定解除合同。如果B公司接到律师函后也请律师作出相应的回复，或许可以避免这种尴尬的发生。然而，从来没有如果，只有现实。
随着人们法律意识的增强，很多公司已经重视合同的签订，在合同的谈判及签订的过程中，请律师参与，这很重要，但并不足够，让律师参与履约管理同样重要。对于很多项目而言，签订一个好的合同只是一个良好的开端，合同的履行才是真正重要的环节。项目合同往往履行过程较长，期间需要合同双方或者多方的配合，这固然需要在合同中详细约定相关细节，但更需要合同当事人根据实际情况以及合同的约定作出补充或者修改。因此，为保障合同能够顺利履行，合同当事人应当在合同签订后即指定专人（最好是企业法务人员或者律师）负责履约管理，包括妥善保管合同以及履行过程中所形成的任何文件，针对合同履行过程中出现的问题即时与合同对方协商解决方案并形成补充协议或者备忘录，签收对方送达的函件或者其他书面文件并作出相应的回应，等等。这样不仅能及时处理合同履行过程中出现的问题，保障合同如期、顺利履行，实现合同的目的，而且在处理合同纠纷时能够有理有据，不至于陷入被动。
要实现履约管理的全过程控制，人员的配备就显得非常重要。很多企业已经不仅仅将律师作为消防队员使用，还让律师参与企业的决策、规章制度的制订、项目的谈判、合同的起草、员工的培训等事务中，以最大限度地从源头上防范法律风险。企业规模发展了，法律服务的需求就会大大增加，外部律师就会不能满足处理全部问题的需要，这时候企业就应当考虑建立自己的内部法务人员的队伍，内部法务人员与外部律师相互配合，就让企业家们既有保健医生的服务，又有专家门诊的服务，企业因此才能健康发展。（本文载于《财富人物》2007年10月刊）
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杨春宝一级律师简介
杨春宝一级律师，大成上海高级合伙人、资本市场部主任、国资基金研究中心主任，大成中国区私募基金专业带头人、科技与文化法律研究中心联合牵头人。执业30余年，长期从事私募基金、投融资、并购重组法律服务，尤其对对赌研究颇深且具有非常丰富的实战经验，并专注于金融机构股权投资业务。2004年起多次入选The Legal 500"私募基金"和"公司与商业"等境内外各类律师榜单，代理的中国法院首例适用外国法律审理外国公司的董事损害小股东权益纠纷案入选上海高院发布的《上海法院域外法查明典型案例》和威科先行"要案头条"。入选上海涉外法律人才库、上海市司法局鼎新法治人才库、上海国有企业改制法律顾问团，具有上市公司独立董事任职资格，系多家知名高校的兼职教授或兼职研究生导师及上海市商务委跨国经营人才培训班讲师。出版《私募股权投资基金风险防控操作实务》等16本投融资法律专著。了解更多常见法律问题
合同履行中如何有效留存证据？
在合同履行过程中，证据留存是决定纠纷处理结果的关键因素。企业应建立系统化的履约档案管理制度，指定专人负责收集、整理和保存与合同履行相关的全部文件，包括但不限于合同文本、补充协议、往来函件、会议纪要、备忘录、送货单、验收单、付款凭证、邮件截图、即时通讯记录等。对于需要对方确认的事项，应采用书面形式并由对方签字或盖章，避免仅依赖口头沟通。电子证据应定期备份并保留原始载体。同时，企业应注意留存能够证明己方积极履行义务的证据，例如催告通知、配合请求、技术方案提交记录等。本案中，B公司因无法举证工期延误系对方不配合所致，不得不承担违约责任，这充分说明证据缺失的严重后果。实务操作中，建议企业制定证据清单模板，按时间顺序归档，并对关键节点进行书面确认。此外，对于对方送达的函件，不仅要妥善保管，还应记录收到日期，并在合理期限内作出书面回复，回复内容应针对对方提出的问题逐项回应，避免回避核心事项。证据管理不仅是诉讼准备，更是日常管理的组成部分，只有未雨绸缪，才能在争议发生时立于不败之地。
企业收到对方律师函后应如何应对？
律师函通常是对方在启动诉讼前的正式警告，具有法律上的催告效力，企业绝不可掉以轻心。本案中，B公司收到对方多封律师函后，仅针对技术细节进行回应，却对合同解除这一重大选择未给予足够重视，导致对方依据法律规定行使解除权。正确的应对策略包括：第一，立即组织内部人员或聘请律师对律师函内容进行审慎评估，分析对方主张的合同依据和事实依据，判断自身是否存在违约情形。第二，在法定或合理期限内作出书面回复，回复应由法律专业人士起草或审核，针对函中提出的问题逐项回应，明确自身立场，同时提出解决方案或反请求。第三，保留回复的送达凭证，如挂号信回执、快递单等，以证明己方已履行积极沟通义务。第四，评估和解可能性，如己方确有过错，可主动提出补救措施，争取协商解决。第五，即使认为对方主张无依据，也应以书面形式说明理由，避免被视为怠于回应。此外，企业应避免在函件往来中使用情绪化语言，所有书面沟通均应基于合同和法律，并注意保密。需要特别提醒的是，律师函往往只是第一步，企业应同时评估诉讼风险，提前收集整理有利证据，做好应诉准备。在实务中，对律师函的回复质量直接影响法官对当事人履约态度的判断，一份专业、有理有据的回复函可能成为扭转局面的关键证据。
律师参与合同履行管理有哪些实务价值？
律师参与合同履行管理，能够有效弥补企业单纯依赖合同签订时法律审查的不足，实现从源头到过程的全方位风险防控。其核心价值体现在以下几个方面：首先，律师能够协助企业建立标准化的履约流程，包括文件管理、函件模板、证据留存规范等，使履约行为有章可循。本案中，若B公司有律师全程参与履约管理，就不会出现对方催告函未予重视、关键证据缺失等问题。其次，律师能够对履行中出现的变化及时作出法律评估，例如对方要求变更设计、延长工期或调整付款条件时，律师可判断是否构成合同变更，并指导企业签署补充协议或形成书面备忘录，避免口头同意导致的举证困难。第三，律师在收到对方各种通知、函件时，能够敏锐识别其中的法律风险，尤其是涉及合同解除、违约责任、免责事由等重大事项，能够及时作出专业回应，有效阻止对方滥用权利。第四，律师可参与项目例会，对阶段性履约情况进行审查，对可能引发争议的环节提前发出预警，并建议采取补救措施。第五，在纠纷不可避免时，律师因全程掌握履约背景，能够迅速组织完整证据链条，形成有力的诉讼策略，避免临时收集证据的窘境。实务中，建议企业将律师的专业服务延伸至合同履行全过程，包括定期审查、培训业务人员、参与重大沟通会议等。对于大型项目，可考虑内外部律师协同机制，外部律师提供专业意见，内部法务负责执行落地。这种模式能够显著降低法律风险，保障合同目的顺利实现，是现代化企业合规经营的重要方向。
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